GreenEcoNet

Connecting SMEs for a green economy

Het Nieuwe Werken: flexibel en papierloos

Erwin Hofman's picture

AVK geeft trainingen op het gebied van duurzame oplossingen voor kantoren, zowel voor het MKB als voor grote bedrijven en overheden. AVK brengt dezelfde duurzaamheid ook in de praktijk in haar eigen activiteiten.

AVK verzorgt trainingen en advies op het gebied van ‘Het Nieuwe Werken’. Twee kernaspecten hiervan zijn flexibel werken, met de mogelijkheid tot bijvoorbeeld thuiswerken, en papierloos werken.

Flexibel werken

Het Nieuwe Werken is een integrale aanpak, dat onder meer tot doel heeft om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van ‘de digitale revolutie’. Flexibel werken betekent dat werknemers niet altijd fysiek aanwezig hoeven te zijn op het kantoor. Betere en slimmere elektronische communicatie kan processen efficiënter maken, kosten besparen, en reistijd beperken.

Papierloos werken

Ook papierloos werken maakt kantoorprocessen efficiënter en het bespaart papier en inkt. In veel gevallen worden brieven die binnenkomen gescand om vervolgens het origineel weg te gooien. De echte winst valt natuurlijk te halen uit het digitaal aangeleverd krijgen van bestanden in plaats van op papier.

Het overstappen op papierloos werken of Het Nieuwe Werken gaat, niet altijd maar wel vaak,  gepaard met een overstap naar een nieuw kantoor of indeling van de werkvloer. Er verandert dan veel, zoals de creatie van flexibele werkplekken en in plaats van een printer in elke ruimte wordt er dan alleen nog ergens centraal in het gebouw een printer geplaatst. Werknemers hebben geen ruimte meer om papieren in bakjes op het bureau of in ordners te bewaren en moeten ver lopen om een printje te maken. Zo worden ze dus extra aangespoord om papierloos te werken.

De eigen processen van AVK

Naast het aanbod van trainingen over Het Nieuwe Werken integreert AVK duurzaamheid ook in haar eigen activiteiten. AVK werkt bijvoorbeeld al meer dan tien jaar papierloos, er wordt gebruik gemaakt van gerecycled meubilair en van een groen wagenpark. Nu deze groene gedachte in de bedrijfsvoering al ver is doorgevoerd, wil AVK ook het primaire proces, het verzorgen van de trainingen, vergroenen.

Zo is er de ambitie om meer trainingen op afstand te verzorgen. De trainers van AVK rijden momenteel door het hele land. Er zijn nu 4 van de 180 trainingsmodules geschikt om op afstand te verzorgen. In 2020 zou 50% van de trainingsmodules daarvoor geschikt moeten zijn. AVK probeert zo richting te geven aan het vergroenen van de trainingen, maar uiteindelijk blijft de klant natuurlijk bepalen of de training al dan niet op afstand gegeven kan worden. Het is echter duidelijk dat de groep die e-learning (virtuele training) wil, snel groeit.

Savings

Bij Het Nieuwe Werken kunnen medewerkers onder meer overal en op elk moment werken. Doordat die mogelijkheden er zijn, bijvoorbeeld met behulp van een tabletcomputer, hoeven werknemers niet in het spitsuur op weg te zijn naar het kantoor.

AVK helpt bedrijven en overheidsorganisaties om papierloos te vergaderen met behulp van een tablet. Zeker in organisaties waar veel vergaderd wordt bespaart dit zowel geld maar ook CO2 uitstoot (aangezien de CO2-afdruk van de tablets kleiner is dan van al het papier wat wordt gebruikt). Veelal kan de investering in tablets voor papierloos vergaderen in anderhalf jaar worden terugverdiend.

Ook bij vergaderingen kan veel bespaard worden. Bij AVK is altijd de eerste vraag: “Hoe kunnen we zorgen dat we niet hoeven te vergaderen?” Als bepaalde zaken bilateraal afgestemd kunnen worden, is vergaderen niet nodig. Mocht het toch nodig zijn, dan het liefste via een video-vergadering. Als fysiek samenkomen echt nodig is, is Youpsa.nl een handige tool om te berekenen welke locatie gemiddeld het minste aantal reiskilometers oplevert voor de deelnemers. Al deze maatregelen leiden tot het rijden van minder kilometers, en dus besparingen.

Het geven van trainingen op afstand zal de reiskilometers ook duidelijk kunnen verminderen. Doordat de trainers verspreid over het land zijn kunnen reisafstanden nu al beperkt worden, maar via afstandsleren kan het reizen natuurlijk nog meer worden ingeperkt.

Further details

Technical and capacity requirements?: 

De leidinggevende heeft een cruciale rol in de overstap naar Het Nieuwe Werken. De leidinggevende moet werknemers verantwoordelijkheid geven, vertrouwen en motiveren om mee te gaan in de nieuwe manier van werken en daarbij zelf het goede voorbeeld geven.
Een belangrijk punt is dat voor flexibel werken uitgegaan moet worden van vertrouwen in de werknemers. In plaats van controle door de leidinggevende of iedereen aanwezig is op kantoor, kan er gewerkt worden op basis van prestatieafspraken. De werknemer kan vervolgens zelf indelen hoe deze prestaties behaald worden, aan de hand van een dagindeling en op een werkplek die voor de werknemer zelf goed werkt.

Regulatory framework prerequisites and constraints?: 

Om trainingsmodules geschikt te maken om op afstand gegeven te worden moet er rekening mee gehouden worden dat de concentratiespanne van deelnemers via de computer veel korter is dan bij een fysieke sessie. De trainingsstof wordt dan in korte porties van 10 tot 15 minuten aangeboden en op elk moment moet er de mogelijkheid zijn om te stoppen of te pauzeren. Door middel van peer-assisted learning (PAL) blijft er interactie met andere cursusdeelnemers, bijvoorbeeld door een keer per week via een videoverbinding een groepsdiscussie te houden.